会议管理功能

小编1 提交于 周二, 05/09/2017 - 09:49

        SuiteCRM系统为此也提供的了会议管理模块, 通过会议管理模块, 可以进行会议的计划与安排, 会议的记录与总结,关键要素:主题、时间、地点、参加人员、负责人,会议模块使用简单,可以邀请本单位成员或外部成员参加,可以关联到客户、联系人、任务、项目等等,可以用于会议或者客户拜访。

20_1
  会议设定好以后,系统会通过邮件将通知自动发出, 参会者可以在邮件里勾选参会、拒绝或暂定。CRM用户可以在自己的日历里看到自己所有的会议。

20_2

  在会议通知模块可以设定会议的时间, 开会的会议室, 通知与会人员, 人数,时间, 议题,内容等, 保存后CRM系统可以自动通知相关与会人员, 并在与会人员的日程中生成会议的日程安排, 以提醒相关人员准时出席会议;可以提高会议管理的效率,会议小结可以用“备忘录”记录下来。

  CRM会议管理是一项很重要的管理功能。这包括计划、组织、指导和控制。一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈,提供了一种集体解决项目问题机遇的方式。会议主持人通过计划、主持和引领会议,创造适当的团队气氛。他/她必须明确对会议的期望。依据项目要达到的目标,主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。如果主持人在会议上讲得过多,会议可能会低效。

2_crm8

  开会是一种正式沟通的渠道,项目经理通过会议解决问题,安排工作,制定计划和决策,是推动项目最终达成目标的重要手段。因此,项目会议管理就变得十分的重要。
  通过项目会议,项目经理可以将有关政策和指标传达给项目团队成员,使与会者了解项目共同目标,自己的工作与他人的关系,并明确自己的目标,同时项目经理可以及时地获得反馈信息;项目会议可以充分表现与会者在项目组织中的身份、地位和影响,使会议中的信息交流能在人们的心理上产生影响,可以使与会者产生一种共同的见解、价值观和行动指南,密切相互之间的关系,可以帮助澄清误会,处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题;通过项目会议,被人们所忽视的问题有可能被发现,进而认真地加以研究和解决;会议交流的正式性也可以使每一位与会者产生责任感和约束力,会议还可以帮助营造民主气氛,给与会者提供共同参与和共同讨论的机会,最终做出良好的决策。
  进行项目会议管理时应该坚持以下一些原则:
         (1)制定会议管理的政策;
         (2)会议应在真正需要的时候召开,会议应该解决一定的实际问题;
         (3)确定会议的目的,不召开无意义、无目的的“糊涂会”;
         (4)明确参加会议的人员,与会议议题无关的人员无需要参加会议;
         (5)准备会议议程;
         (6)准备会议材料;
         (7)严格遵守会议的开始是时间;
         (8)按议程进行,提高会议效率;
         (9)鼓励与会者的积极参与,发扬民主,集思广益;
         (10)掌握和控制会议,引导会议发言朝着结论进行,避免会议跑题太远;
         (11)会议不要超时,避免冗长的会议,在必须延长会议时间时,应征得大家的同意;
         (12)结束时进行总结,编写会议记录(或会议纪要):
         (13)即使分发会议记录与会议成果。
         以上的原则是一个成功会议的基本要求,跟CRM没有直接的关系,CRM可以在会议的组织、管理、跟踪和分析方面提供很大的帮助。
  会议可能是低效的或完全是浪费时间的,特别是项目经理犯下面一些常见的错误时:
  召集太多或太少的会议;
  在会前忽视分发会议日程;
  没能邀请有决策权的管理人员;
  没能与在会上做主要发言的人员协调;
  在琐碎的事情上花费了太多的时间;
  没能将活动任务分配给具体人员。
  项目会议是否成功依赖于各种不同因素。这包括会议类型(严肃的还是自由的)、会议形式(正式的还是非正式的)、提前计划的程度和主持人表现的权力水平。项目经理必须意识到这些因素,并恰当地利用这些因素,以便有效地管理会议。下面就如何有效管理会议提供一些实用性指南。
  充分计划和良好管理的项目会议,可能会非常富有成效。就像下面将要讨论的那样,有效的会议管理发生在会议之前、会议期间和会议之后。
  (1) 会议前。
  按前面所论述的问答程序,决定会议是否确实需要。如需要,那么就要:
  确定会议目标,要把项目进展或状态评审与问题解决会议分开举行;
  为会议讨论设定基本规则;
  确定谁确实要参加,并只邀请这些人员;
  尽早通知与会者会议的目标、地点和时间;
  事先分发会议日程;
  列出要在会上涉及到的事项,并预演会上的发言;
  按时开始和结束会议。
  (2) 会议期间。
  为了使会议尽量简短,且富有成效,项目经理应做到以下几点:
  制定具体时间限制,并坚持这一时限;
  会议一开始,就要明确会议的具体目标;
  多从与会者处了解情况(听应多于讲);
  使会议按日程进行,防止与会者“跑题”;
  利用直观教具帮助说明你的观点,鼓励其他与会者效仿;
  就是否达成一致意见或仍然存在分歧,定时总结讨论结果;
  当工作需要进一步完成时,将工作分配给团队成员。
  (3) 会议后。
  当然,绝大多数工作要在会议之外完成。因此,要跟踪团队成员所分配的工作和分发准确的会议记录,并在下次会议上使用会议记录,检查工作结果。要保留会议记录,特别是项目计划、组织和评估会议的记录。这些记录要简洁、清楚和具体。会议记录可以包括下面内容:
  下次会议的时间、地点和说明;
  这次会议的时间和地点,与会者名单及其在项目中担任的角色;
  讨论的会议事项;
  已达成一致的决定和需要进一步研究的问题;
  活动事项和负责跟踪及在下一次会议上向团队汇报的人员。
  美国的统计数据表明,一个项目经理一生中,平均大约八年的时间开会。在项目环境中,时间通常是很紧迫的,因此使用一些能使会议重点突出和富有成果的特殊方法是重要的。这可以通过确保主持人和与会者都能很好地扮演其角色来实现。下面是一些能使团队会议更富有成效的建议:
  主持人的角色是设定期望,确保团队集中讨论会议主题和避免偏离主题,并鼓励团队成员积极参与。参与会增加团队成员对项目的接受和承诺。
  与会者的角色是做好准备,表现出自信和兴趣,发言时不要“垄断”讨论。
  幽默的角色是活跃会议气氛,并可提升和指明团队的道德水准。幽默要健康,即不要讽刺和指向任何团队成员。任何时候都要避免使用种族和性别偏见的幽默。中国的《读者》和美国的《读者文摘》上的幽默是为大众广泛接受的,可供参考。
  如果要参加由别人召集的会议,项目经理和职能经理一样可能都不喜欢这类会议。毫无疑问,良好组织的项目会议为项目成功提供了有效工具。但是,项目经理有时可能利用电话,与团队成员私下讨论或召开简短的特别会议来解决一些很重要的问题。
  项目经理必须记住,好的项目会议本身并不是沟通的终点。项目经理必须通过增加他/她们对结果的承诺水平,使团队成员遵从他/她们的承诺。